您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律法规 »

浅析基层法院电子文件管理对策

张凌志


近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善，因此，基层法院对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好，并得到长期保存，是目前所有法院档案工作者应尽的职责。
一、 从电子文件的收集、积累基础材料开始
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸葛环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件，有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要是，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
二、严格电子文件的归档管理
就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的终版本记录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件文件的数量后，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两同版本的电子文件为宜，一个由档案管理部门统一保管，别一个由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台，设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
三、 健全电子文件管理的检查审核制度
电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
四、 规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或者部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
五、 加强电子文件软、硬件设施管理
开辟电子档案存储地新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。并及时修补管理软件的安全漏洞，对防火和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。
六、 重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，必须对档案员进行系统内部档案电子管理的培养。使档案员不断学习档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术，使档案工作登上新台阶。


黑龙江省伊春市汤旺河区人民法院 张凌志
国家工商行政管理总局


国家工商行政管理总局

关于外商投资传销转型企业分支机构登记问题通知

工商外企字[2002]第88号

　

各省、自治区、直辖市及各被授权市工商行政管理局：

为了贯彻执行国家工商行政管理总局、外经贸部、国家经贸委联合发布的《关于<关于外商投资传销企业转变销售方式有关问题的通知>执行中有关问题的规定》（工商公字[2002]31号），依据《公司法》、《公司登记管理条例》和《企业法人登记管理条例》的规定，现就外商投资传销转型企业（以下简称转型企业）分支机构、店铺的设立、变更事宜通知如下：

一、转型企业分支机构登记机关应在重新核对原审批及核转文件的基础上重新确定分支机构名称。对名称与审批文件不符或审批文件在分支机构名称地域范围内限定特定经营区域的，一律按“名称中的地域称谓与核定经营地域相一致”的原则重新核定。

二、转型企业在其分支机构经营地域内增设店铺的，应由转型企业向其登记机关及店铺所在地外商投资企业登记机关申请登记。登记机关根据外商投资企业分支机构登记程序办理。

转型企业在其已经批准的分支机构经营区域内增设店铺的，无须审批。

三、对转型企业及其分支机构经营范围或业务范围，应在审批文件表述基础上，统一增加“在核定行政区域内，设立店铺并雇佣推销员，根据国家有关规定销售.......”的字样。

四、转型企业分公司名称一律按本通知规定的原则及“转型企业名称+核定经营地域名称+分公司”格式核定，店铺名称一律按“分公司名称+店铺所在地具体地址+专卖店”格式核定。

五、转型企业及其分支机构应在其经营场所显著位置公示国家有关转型从事店铺加雇佣推销员营销方式的专项规定。

二OO二年四月十六日